Waarom AI in je bedrijf eerst tijd kost voordat het je tijd oplevert

Afgelopen vrijdag stond ik in House of Phylicia in Breda, op mijn eerste AI-Cademy Event. Ik had in de weken ervoor een planning gemaakt en veel voorbereid, en toch waren de laatste inkopen en de opbouw nog spannend, want de tijd was krap. Toen de vrouwen binnenkwamen, viel alles samen.

Aan het eind van de middag kwam er in de gesprekken één inzicht steeds terug. Eerst moet er een stevig fundament staan, en dat kost tijd. Daarna werk je steeds sneller en win je die tijd en energie ruimschoots terug.

Het klinkt logisch, en toch slaan de meeste ondernemers juist dat deel over. Ze willen meteen resultaat van AI in hun bedrijf, en als dat er na twee weken niet is, haken ze af of blijven ze hangen in een handvol losse chats.

Waarom voelt AI in het begin als extra werk?

Omdat het in het begin ook echt extra werk is. Je moet uitleggen wie je bent, hoe je schrijft, wat je aanbiedt en hoe je werkt. Die informatie zit in jouw hoofd en nergens anders, en AI kan er pas iets mee als jij het een keer opschrijft.

Neem een coach die al zes jaar klanten begeleidt. Ze weet precies hoe een intakegesprek loopt, welke vragen ze stelt en hoe ze daarna een plan opstelt. Vraagt ze AI om zo'n plan zonder die kennis, dan krijgt ze een net document dat over iedereen zou kunnen gaan. Ze herschrijft het, ergert zich er een beetje aan, en concludeert dat ze het sneller zelf had gedaan.

Op dat moment heeft ze gelijk. Zolang AI niets van haar weet, is ze zelf sneller.

Wat bedoel ik met een fundament?

Met een fundament bedoel ik één vaste plek waar AI kan lezen wie jij bent als ondernemer. Bij mij is dat een werkruimte in Claude waarin mijn stem, mijn aanbod en mijn manier van werken staan. Ik noem dat mijn Signature Space: samen met een Signature skill die beschrijft hoe ik schrijf, met daarnaast een geheugen (Signature Memory) met de kennis over mijn bedrijf.

Dat bouw je één keer goed neer, en daarna bouw je er alles op. Een contentagent, een workflow voor klantmails en een weekstart die je vertelt wat er deze week op je bord ligt, lezen dan allemaal uit dezelfde bron.

Toen ik mijn eigen fundament neerzette, kostte me dat meerdere sessies. Ik verzamelde teksten die ik zelf had geschreven, schreef regels op die ik nooit eerder hardop had benoemd en keek eerlijk naar hoe mijn bedrijf eigenlijk loopt. Het voelde op dat moment als een omweg, en eerlijk gezegd vond ik het af en toe ook gewoon saai. Maar dit is zo belangrijk om te doen en een stap die onmisbaar is. En daarbij is het ook nog een mooie reflectie voor jezelf.

Hoe merk je dat het fundament staat?

Je merkt het aan hoeveel je nog corrigeert. In het begin herschrijf je bijna elk concept. Na een paar rondes pas je hier en daar een zin aan, en op een gegeven moment lees je een conceptmail en denk je dat je hem zelf had kunnen schrijven.

Bij mij kwam dat moment toen ik een mail aan mijn lijst las die Claude had klaargezet op basis van mijn eigen aantekeningen over de week. Ik veranderde twee woorden en verstuurde hem. Een paar maanden eerder deed ik daar een hele ochtend over.

Vanaf dat punt levert AI je tijd op, en dat gevoel is heel anders dan de eerste weken.

Hoe snel werk je als het fundament er eenmaal ligt?

Steeds sneller, en dat zit 'm in het stapelen. Elke workflow die je toevoegt, hoeft het fundament niet opnieuw te leren. Je eerste workflow bouwen kost je misschien een ochtend, de tweede gaat al sneller, omdat jij weet hoe het werkt en AI al weet wie je bent.

Stel dat je op een dinsdag je weekstart inricht, een vast moment waarop AI je agenda, je open taken en je klantafspraken naast elkaar zet en je vertelt waar je deze week begint. De week erna voeg je een workflow toe die je klantmails voorbereidt in jouw toon. Die tweede workflow leunt op alles wat de eerste al wist, en staat daardoor in een fractie van de tijd.

Op het event vertelde een van de vrouwen me dat ze vooral iemand nodig heeft die haar de juiste stappen geeft, zodat ze snel kan gaan bouwen. Dat snap ik heel goed. Snelheid komt pas als de stappen in de goede volgorde staan, en het fundament is stap één.

Wat kun je deze week al doen?

Kijk eerst waar je nu staat. In mijn masterclass gebruik ik daarvoor de regiescan, een korte check die laat zien waar je nu staat met AI in je bedrijf en waar je het meeste wint. Wil je hem invullen, stuur me dan op Instagram een bericht met het woord REGIESCAN, dan stuur ik hem je toe.

Kies daarna één proces dat je elke week doet en waar jouw stem in moet zitten. Schrijf op hoe je het nu aanpakt, stap voor stap, alsof je het uitlegt aan iemand die morgen bij je begint. Met die uitleg leg je de eerste steen van je fundament.

Wil je dat fundament en je eerste werkende workflow liever in één dag neerzetten, met mij naast je, dan is daar de Build in AI Day voor, in een kleine groep of één op één.

Vrijdag had ik de hele middag het gevoel dat alles klopte, en dat kwam doordat het voorbereidende werk al gedaan was. Met AI in je bedrijf werkt het op precies dezelfde manier.

Deze blog is geschreven in samenwerking met AI.