Een werkend AI-systeem bouwen zonder te verdrinken in alle mogelijkheden

Vorige week zat ik vier dagen in Spanje. Ik werkte weinig, maakte plannen en nam beslissingen vanuit rust en vanuit mijn eigen normen en waarden.

Toen ik thuiskwam, stonden mijn contentconcepten voor de week al klaar. In Notion lag een samenvatting van mijn eigen gedachten, en ik hoefde alleen nog te kiezen wat ik ermee wilde doen.

Voor mij is dat vrijheid. Het is ook precies waarvoor je een AI-systeem bouwt.

De meeste ondernemers ervaren AI op dit moment eerder als het omgekeerde. Elke week komt er een nieuwe tool bij die belooft je tijd te besparen, en ondertussen heb je zes tabbladen open en een handvol half ingerichte chats waar je stiekem al weken niet meer naar omkijkt.

Je kunt wel degelijk een AI-systeem bouwen dat je rust geeft, zonder te verdrinken in alles wat er mogelijk is. Het zit 'm vooral in de volgorde.

Waarom voelt AI als chaos terwijl het je juist rust zou moeten geven?

De chaos begint meestal bij de tool. Je opent ChatGPT of Claude, stelt een vraag en krijgt een redelijk antwoord. De volgende dag begin je opnieuw, want de tool weet niets meer van wie jij bent of hoe jij werkt.

Elke sessie kost je dan dezelfde uitleg. Na een paar weken voelt het alsof je een medewerker hebt die je elke ochtend opnieuw moet inwerken, en daar word je moe van.

Neem een coach die haar nieuwsbrief met AI wil schrijven. Ze plakt elke week wat notities in een chat, vraagt om een mail en herschrijft daarna de helft, omdat het niet klinkt als zij. Ze gebruikt AI dus elke week, en heeft er toch nog geen systeem van gemaakt.

Dat overweldigde gevoel komt uit die herhaling. Het verdwijnt pas als je AI één keer goed inricht met kennis over jouw bedrijf, en het daarna zijn werk laat doen.

Waar begin je als je content, mails en je klantproces wilt automatiseren?

Begin bij het onderdeel dat je het vaakst herhaalt en dat het meest op jou moet lijken. Voor de meeste vrouwen met een dienstverlenend bedrijf is dat content, want daar telt je stem het zwaarst en daar gaat ongemerkt de meeste tijd in zitten.

Wie daar begint, legt meteen het fundament waar de rest op rust: één vaste plek waar AI kan lezen hoe je schrijft, wat je aanbiedt en voor wie je het doet.

Bij mij werkt dat zo. Elk weekend beantwoord ik acht vragen over mijn week, over wat ik meemaakte, wat ik wil verkopen en waar klanten en volgers mee zaten. Uit die antwoorden komen mijn contentkalender en mijn mails, en omdat alles uit dezelfde bron komt, klinkt het ook allemaal als mij.

Mijn klantproces ben ik pas gaan automatiseren toen dat stond. Dat ging daarna opvallend snel, juist omdat het fundament er al lag.

Hoe voorkom je dat je je eigen stijl verliest?

De angst om je eigen stijl kwijt te raken is terecht. Een AI zonder context schrijft gemiddeld, en het gemiddelde van het hele internet klinkt beleefd en inwisselbaar. Als ondernemer met een eigen visie is dat het laatste wat je wilt uitstralen.

Je houdt je stijl vast door AI te voeden met je eigen teksten en je eigen regels. Ik heb in Claude een skill waarin precies staat welke woorden ik nooit gebruik of juist vaak gebruik, en hoe mijn mails zijn opgebouwd. Schrijft Claude een concept, dan loopt het eerst langs die skill.

Ik lees en pas zo'n concept nog steeds aan, alleen begin ik nu bij tachtig procent in plaats van bij een leeg document.

Jij beslist in een goed systeem altijd zelf wat er naar buiten gaat. Zolang dat zo is, blijft de kwaliteit bij jou.

Hoeveel tijd kost het om een AI-systeem te bouwen?

Het kost minder tijd dan de meeste vrouwen denken, en meer dan een middagje rondklikken.

Het fundament zet je neer in een paar geconcentreerde sessies, met je stem, de kennis over je eigen aanbod en een vaste werkplek in Claude. Daarna bouw je er per proces iets bij, steeds één workflow tegelijk, zodat je het overzicht houdt.

Een eerste workflow die veel ondernemers bouwen, is het verwerken van een klantgesprek. Je neemt het gesprek op, de transcriptie gaat naar Claude en je krijgt een samenvatting en een conceptmail terug in jouw toon. Jij leest die mail, past aan wat nodig is en verstuurt hem zelf.

Zo'n workflow bouw je in een ochtend, en daarna scheelt hij je elke week een paar uur. Alles wat je ervoor intypt, typ je in gewone taal. Wat je vooral nodig hebt, is kennis van hoe je eigen bedrijf loopt, en die heb je al jaren.

Wat is de eerste stap die je deze week kunt zetten?

Kies één proces dat je deze maand minstens vier keer doet en waar jouw stem in moet zitten. Schrijf op hoe je het nu aanpakt, stap voor stap, alsof je het uitlegt aan iemand die morgen bij je begint. Die uitleg heeft AI nodig om het werk te doen zoals jij het zou doen.

Leg daarna je stem vast. Zoek drie teksten op die je zelf schreef en waar je trots op bent, en zet ze samen met je uitleg op één plek in Claude.

Vraag dan om een eerste concept voor dat ene proces, en lees het hardop. Struikel je over een zin die jij nooit zou zeggen, schrijf dan op waarom en voeg die regel toe. Na drie of vier rondes merk je dat je minder corrigeert en meer kiest.

Wil je dat fundament in één keer goed neerzetten, met je eigen skill, je geheugen en je werkruimte in Claude, dan bouw je dat in Build Your AI Signature, in je eigen tempo.

Ik begon mijn eigen AI-systeem te bouwen met acht vragen op een zondag. Er is sindsdien veel bij gekomen, en alles leunt nog steeds op die acht antwoorden.

Deze blog is geschreven in samenwerking met AI.